Geplaatst op Geef een reactie

Bevlogen ambtenaren en regels, regels en regels

Begin september interviewde ik heerlijke mensen. Ik noem ze "bevlogen ambtenaren". Dat zegt al genoeg, niet? Ik werk al 10 jaar als externe voor diverse overheden en heb er met hen bakens mogen verzetten. Maar ik zie meer en meer de glinsters uit hun ogen verdwijnen. Dat baart mij zorgen want we hebben hen daar NU MEER DAN OOIT nodig! In deze tijden een besmettelijke positieve vibe in gang zetten dit is mijn doel met dit wekelijks verslag van mij gesprekken 😉

“Bij een lokale overheid heb je direct impact, zie je concreet het resultaat voor de goede zaak waar je vuur voor brandt en dààrvoor doe je het!. Eens je de spelregels kent, dan heb je best wel wat beweegruimte… maar….”

Ik zie haar twijfelen, terug-in-de-tijd-denken. Ze werkt 20 jaar op de dienst van De Stad die haar ongelooflijk na aan het hart ligt, klom op tot diensthoofd.

“…maar”, vervolgt ze dus, “spelregels worden alsmaar ingewikkelder.
Op ondersteunende diensten zitten mensen die veilige ambtenaren zijn en checklists willen. Als je zoals ik voor oplossingen gaat, creatief binnen de lijntjes probeert te innoveren, méér te betekenen, wordt het alsmaar moeilijker. Creativiteit begint er overal uit te gaan.” Ze liep zelf tegen de muur, was vele maanden uit. Burn-out. Maar is nu terug. Anders-bevlogen. Joepie!

Een collega uit de Vlaamse overheid bevestigt: “Er werken teveel analysten bij de overheid. Onderbouwers, mensen die studies en statistieken raadplegen… die hebben we nodig maar OOK anderen! Alles moet vandaag in regels en procedures gegoten worden. Ja die moeten er zijn maar we zijn doorgeslagen door teveel te willen kunnen controleren. Op cruciale posities zouden meer innovatoren moeten zitten. Mensen die zowel toekomst- als mensgericht zijn, die durven springen, ruimte aan hun mensen geven om ook al eens op hun bek te gaan. Maar dat kan steeds minder, ervaar ik…”

Hoe zou het zijn

  • Als je gewoon snel zelf de headset die je dringend nodig hebt voor je webinar met 200 man kon aanschaffen?
  • Als je wél tijdig kon beginnen recruteren om een medewerker te vervangen?
  • Als je je mensen niet moest opzadelen met regels die misschien wel nuttig zijn voor een andere dienst maar voor jullie werk niet?
  • En zo kunnen we nog een tijdje doorgaan…

Dat die regels en de bureaucratie “de Eddy Merckx” zijn als het gaat over zo snel mogelijk je bevlogenheid uitdoven,   
daar waren ze met z’n allen over eens deze week op de wandeling onder bevlogen ambtenaren.

EN TOCH… zag ik ondanks de moeilijke context, vooral moed, kracht en vastberadenheid onder de bevlogen wandelaars die ik vorige week samenbracht 😊 De liefde voor het vak, de burger, het klimaat, de kwetsbare mens, studenten,… houdt hen recht.

Het was harverwarmend om zien hoe moeilijkheden NIET onder de mat werden geveegd maar desondanks de positieve vibe oversprong! Sommigen bleken zelf verrast dat ze na elke domper er toch telkens weer in slagen te focussen op waar ze WEL impact op hebben:

  • op hun eigen team en daar bakens te verzetten.
  • op het menselijke en de successen -hoe klein ook- die wél geboekt worden.

Laat weten waar jij je batterij aan oplaadt en je team daarin meepakt, ook al is de contet niet altijd makkelijk. 

Als er nu eens in jouw organisatie ook een positieve vibe zou hangen aan de virtuele koffiemachine?
Als mensen handvatten hadden om in constructieve actie te gaan, te focussen op wat WEL kan, moeilijkheden om te buigen tot opportuniteiten?

Bekijk het filmpje hieronder en leer SISU kennen. Misschien wel iets voor jullie? 

Warme groet
Geertrui

 
PS: ik heb de komende weken een aantal tijdsslots in mijn agenda vrij gemaakt voor gratis doorbraakgesprekken met leidinggevenden/teamcoaches uit (semi-)overheden. Boek vrijblijvend jouw 40 minuten 1-op-1 met mij (zoom of live in Gent) en we bekijken samen waar jij/je organisatie tegenaan loopt. Sluit af met nieuwe inzichten en kom te weten of en hoe Kanssa/Sisu iets voor jou/jullie is? Met plezier. Voor jou. Omdat MIJN vuur hier van gaat branden :)

PPS: Ken je nog mensen voor wie dit interessant is, stuur hen deze mail door. Ze kunnen zich ook hier abonneren op de gratis nieuwsbrief.

Geplaatst op Geef een reactie

Ja, ze bestaan: BEVLOGEN AMBTENAREN!

Dat mag ik nu met zekerheid zeggen. Nadat ik de voorbije 2 weken de meest boeiende mensen mocht interviewen. Eentje zei: “WOW, wat een mooi woord, ik voel me vereerd om als bevlogen ambtenaar aangesproken te worden!”

Ze zijn veelal van het bescheiden type, hun ego hoeft geen toeters of bellen maar ik voelde toch dat ik met die naam een gevoelige snaar raakte.

Met plezier zet ik een ander verhaal in de wereld dan: ambtenaren zijn saai en grijs, ze doen het voor de vakantie en het pensioen. OOK. Zo zijn er ook. We gaan daar niet onnozel over doen.

Maar er zijn er OOK ANDEREN. En als jij je voelt aangesproken, dan ben je hier aan het juiste adres. De komende weken gooi ik hier elke dinsdag een vliegende portie thema’s op tafel die ik meenam uit mijn al even bevlogen gesprekken. En ik wil er met JOU dieper op ingaan. Ken jij nog mensen die hier iets aan zullen hebben? Stuur hen deze mail door, zij kunnen zich HIER gratis abonneren.
 
Volgende week hebben we het over:
Bevlogen zijn binnen regels, decreten en audits. Kan dat? Hoe?

En vandaag:

Jouw bevlogen hoger doel
en de politiek(e krabbenmand)


“Bevlogen mensen willen hogere doelen bereiken, op lange termijn”, zegt één van de geïnterviewden. Zelf staat ze aan het hoofd van een afdeling met 200 hoogopgeleiden in het hoger onderwijs.

“Maar politiek, om de 4 jaar een nieuwe minister en kabinetten, zorgen ervoor dat je dingen die je opbouwt moet loslaten…”, vervolgt ze. “Dat politiekers binnen hun mandaat kijken en soms kiezen voor populaire beslissingen is iets dat je erbij moet nemen.
 

Het moment dat je dat aanvaardt, word je rustiger.


Dat je inziet dat het in kleine stapjes zal moeten. Focussen op: wat kan ik in deze context wél?”

Een andere net zo wijze en ervaren 😉 leidinggevende van een stadsdienst met 50 ambtenaren waarvan ze er 4 direct aanstuurt, ervaart de wisselwerking tussen politiek en ambtenarij dan weer als een tandem. Bij een lokale overheid werken trekt haar aan omdat ze direct op grote schaal impact heeft.

Ze steekt van wal: “Ik vind de wissel van legislaturen tof. Het houdt jezelf scherp. Je moet je telkens afvragen of wat je doet nog steeds relevant is.” Maar de keerzijde van die grote impact is het 

immens verantwoordelijkheidsgevoel dat ze als bevlogen leidinggevende ervaart.


“Ik voelde mij op een bepaald moment samenvallen met mijn beleidsdomein. Als dan één van de actoren zijn ding NIET deed, iets waarvan ik dacht maar allez, hoe kan dat nu?! iets waar ikzelf geen impact op heb, dan voelde ik mij daar toch verantwoordelijk voor. Ik lag er ’s nachts van wakker en ben dan ook gecrasht.

Nu weet ik dat ik de grens moet trekken. HIER eindigt mijn verantwoordelijkheid. Ik doe daarbinnen alles wat ik kan én meer. Ik heb te aanvaarden dat het daar stopt. Ik moet er nog voor waken maar ik bewaar nu beter de balans. Dat is zelfzorg.”

En als conclusie vatte de eerste geïnterviewde het samen als:

  • “Dat hoger doel mag nog altijd JOUW ideaal zijn. Maar je zal moeten aanvaarden dat je er niet zal geraken zoals je zelf wil.”  

De tweede:

  • Choose your battles. Wees een resultaatgericht wereldverbeteraar 😉 Weet waar je impact op hebt, benoem dat en boek dààr met je team resultaten. Loop jezelf niet leeg door alles te willen oplossen. Ken je grens en wees daar ook waakzaam op bij je bevlogen medewerkers. Wees het voorbeeld voor je team.  

 
Bevlogen groet,
Geertrui

Op 17/9 gingen voor het eerst op wandel onder bevlogen ambtenaren. We gingen hier verder over in de diepte. Maar bv ook over deze verlengde telewerktijden en hoe je de verbinding in je team niet verliest. En veel meer.  

Dit was een experiment.
Er waren warme wijze Algemeen Directeurs van steden ingeschreven,  stafmedewerkers, teamcoaches, mensen van de Vlaamse Overheid en van verscheidene semi-overheden zoals bv De Lijn.

PS:
Ken je nog mensen voor wie dit interessant is, stuur hen dit door. Ze kunnen zich hier abonneren op de gratis nieuwsbrief. Uiteraard mag je ze ook meebrengen naar de wandeling, ze dienen zich dan ook te registreren via de oranje knop. 

Geplaatst op Geef een reactie

Als je het juiste hebt gevonden

“Het gevoel dat je dat juiste bouwproject hebt gevonden voor je gezin”, deze slogan passeerde ik zonet. In het groot op een banner bij één of ander nieuwbouwproject.


Meteen wist ik dat dit nooit MIJN project zou zijn. Maar ik kon er mij wel het gevoel bij voorstellen. Als je voelt dat alle puzzelstukken in elkaar vallen. Rationeel gezien klopt het. Maar er is méér. Ook je buik en je hart weten dat het klopt. Herken je dat gevoel?

Wel dàt heb ik sinds de dag dat ik besliste mij te focussen op de BEVLOGEN AMBTENAAR. Het gevoel dat ik dààr het verschil kan maken en dat het helemaal klopt. 

Ik heb intussen de meest boeiende mensen geïnterviewd en bevraagd over mijn bevlogen-ambtenaren-plannen. Houd u maar vast aan de takken van de bomen. We gaan samen vliegen
😉.

Mijn hartje springt op van deze mensen. Waarde gedreven. Net als ik.

Die doodgaan als ze niet maatschappelijk relevant bezig kunnen zijn. Met een groot rechtvaardigheidsgevoel. Zich bewust van hun kennis en talenten, maar met een hekel aan stoefers. Die al één en ander bereikt hebben. Met een verantwoordelijkheidsgevoel van hier tot in Tokyo. Die veel kunnen. Teveel. Soms. 

Die de wereld willen redden en al eens teveel op hun schouders nemen. Beseffen dat trekken aan projecten/hun team niet altijd genoeg oplevert volgens de energie die ze erin steken. Die zelf optimist zijn maar hun moed ook wel eens verliezen in regelneverij, politiek en Corona-maatregelen. Die voelen dat ze het niet meer alleen willen/kunnen. Zuurstof van buiten willen laten binnenstromen. 

Als jij jezelf hier (deels) in herkent, of je kent iemand die je hierin herkent:

  1. Kom dan zeker mee wandelen op 17 september om 19u in Zevergem – De Pinte (details bij inschrijving op oranje balk) en laad op aan gelijkgestemden? Vrijblijvend.
     
  1. Dan ben jij misschien 1 van de 3 organisaties/teams die ik zoek voor een piloottraject in september. Warme wijze directeurs, managers, teamcoaches die weten dat inzetten op het verbinden van hun teams/organisatie hetgeen is wat nodig is in deze verlengde telewerktijden. Die ondanks de moeilijke situatie een humuslaag van zelfleiderschap in hun team willen leggen. Yes we can en positiviteit onder hun mensen laten stromen. Die daartoe handvatten zoeken en samen met mij een experiment willen aangaan. Voel je het kriebelen en kan je niet wachten? Mail me. Klinkt het jou wel iets maar weet je het nog niet, mail me ook. Snel zijn, er is veel interesse. 

 
Klaar om samen te vliegen (zonder ecologische voetafdruk!)
Bevlogen groet
Geertrui

PS: ELKE dinsdag gratis informatie, inspiratie, inzichten specifiek voor bevlogen ambtenaren in je inbox. Vanaf volgende week deel ik de boeiende inzichten die ik meekreeg uit de interviews waar ik volop mee bezig ben. Wat drijft bevlogen ambtenaren? Waar dromen ze van? Waar lopen ze tegenaan? Hoe gaan ze daar mee om? ... Check it out! 

Geplaatst op

Voor Ze Uitgestorven Zijn… Bevlogen Ambtenaren.

Had jij ook een Plan-B-zomer?
Bij mij was de teleurstelling groot. Ik had immers een geweldig Plan A. 

Maar eens ik de gedachte aan Finland los kon laten, ging mijn Plan B (of was het Plan C of zelfs D?) ook stromen.

Inzichten kwamen en gingen. 
Met eb en vloed.
Wandelend op het strand, voegde ik voor het eerst
> het adjectief BEVLOGEN samen met
> het substantief AMBTENAAR.

Er ontstond iets.
Wàt, dat vertel ik je in de video hierboven (2min36)...

Voel jij je aangesproken door mijn zot plan om BEVLOGEN AMBTENAREN samen te brengen?
Kom dan zeker mee wandelen op 17 september om 19u.

Samen met andere waarde gedreven, integere mensen in hogere functies bij (semi-)overheden die
> het in deze tijden ook niet altijd meer weten.  Maar die
> WEL weten dat ze willen bijdragen aan een positieve vibe. Dat ze
NIET willen verzuren in een gouden kooi.
> Ook al lijkt alles en iedereen tegen, die hun buik weer willen voelen bruisen voor het hoger doel waarvoor zij ooit voor deze job kozen. 

We ontmoeten elkaar. Putten uit elkaars ervaring. Ontdekken waar elk tegenaan loopt. Alles kan, niets moet op deze wandeling. Ik zie het als een eerste experiment. 

En ik leer je de stappen van SISU kennen (bekijk het filmpje van 3 min)SISU is zelfleiderschap op zijn Fins in moeilijke tijden. Ontdek dat waar je denkt dat je vast zit, er WEL beweging mogelijk is. SISU leert je hoe! 

Benieuwd wat het wordt? Ik ook!

Warme groet,
Geertrui

PS:
dus op donderdag 17 september om 19u spreken we af regio Gent voor een Coronaproof oplaad-avond-wandeling onder ambtenaren die weer willen vliegen... Vrijblijvend. Gratis. Inschrijven op oranje balk hierboven en je ontvangt alle details. STUUR GERUST OOK VERDER DOOR.

Hell yes! dit is voor mij maar ik kan er niet bij zijn op 17 september. Wat nu?

 
  1. ontvang elke dinsdag informatie, inspiratie en inzichten in je inbox en blijf op de hoogte van onze avonturen abonneren op nieuwsbrief
  2. boek je gratis doorbraakgesprek met Geertrui (1 op 1 via Zoom, we bekijken waar je tegenaan loopt en of/hoe Kanssa je kan helpen, ervaring leert dat die 40 min al wonderlijk veel inzichten brengen) mail Geertrui voor doorbraakgesprek of geertrui@kanssa.be
  3. Praat erover met je collega's, je zal zien dat dit op zich al dingen in gang zet!
Geplaatst op Geef een reactie

Waar het écht over gaat

"Waarover gaat het nu ECHT in deze tijden?
Wat heb ik NU in de wereld wil zetten?"

Ik dacht dat ik dat al 3 jaar wist maar...

deze bijzondere tijden
vanuit een eindeloze zee met een vakantiehoofd loslaten en
met afstand naar de dingen kijken,

toont mij helderder dan ooit waarover het écht gaat... 
Zegt mij dat ik het nooit zo uitsprak
omdat ik bang ben als wollig of softie aan de kant geschoven te worden.

maar TAKING CARE AND PLAYING FAIR, dàt hebben we NU nodig!
Net als de Finnen: doelgericht én met de mens centraal
Al dat warm en wijs volk dat zolang niet op tafel klopte dat uit hun kot komt
die hebben we nodig
En dat ben jij!

De komende maanden zet ik mijn bakken ervaring en expertise voor jou in.

Ik ga warm wijs volk leren

  • dat resultaat boeken ook op jouw manier kan, zonder egotripperij (op z'n Fins) 
  • Zorgen zonder jezelf aan de kant te schuiven
  • Een strategie opzetten, die uitvoeren en dat is NIET in contradictie met zacht zijn
  • Zichtbaar zijn, jezelf tonen dat daar een legitiem onderdeel van uitmaakt
  • ...

Hoe? Zoals alles tegenwoordig ziet mijn Kanssa-najaar er ook anders uit dan voorzien. Ik ben er volop mee bezig en maak alvast een vreugdedansje als ik denk wat dit gaat betekenen voor warm wijs volk!

Houd het in de gaten... concrete info volgt.
en als je het nog niet had gedaan, vraag je intussen af: 

Waarover gaat het nu écht bij jou? 
Welke inzichten brachten jouw voeten in de zee?
Wat heb jij in de wereld te zetten, straks als alles weer (geen) business as usual wordt? 

Laat het mij weten op geertrui@kanssa.be

warme zeegroet,
Geertrui

Geplaatst op Geef een reactie

Start JOUW Eigen Post-Corona Tijdperk!

"Vreemd, ik heb straks een live vergadering. Welke schoenen moet ik aandoen? Zal ik make-up dragen en hoeveel...?" deze vragen-van-levensbelang stelde Nancy zich in ons whatsapp-groepje :) Herkenbaar?

Er zijn dingen waar ik enorm naar uitkijk (jullie hier bij Kanssa in Gent... oooojaaaaa). Maar er zijn evenveel dingen die ik echt niet meer terug wil.

Voelt "back to normal" bij jou ook als iets onoverkomelijks dat weldra staat te gebeuren? En kunnen we alleen maar hopen dat we er ook iets goeds aan overhouden? Wel, NEEEEEEEEEEEE! 

Plots zag ik het licht ;)
Plots besefte ik dat er straks weer veel dingen "normaal" zullen zijn waar ik GEEN invloed op zal hebben...

Maar verdorie de dingen waar ik WEL invloed op heb, daar ga ik toch niet zomaar lijdzaam op toekijken?! 

Actie moest ik ondernemen.
NU!
Want voor ik het weet is het weer business as usual.

En ik heb gewoon alles in huis tegen business-as-usual: de principes van zelfleiderschap en SISU!

Dàt heb ik met de wereld te delen.
NU meer dan ooit! 

En zo, zit ik op mijn stoel te stuiteren van enthousiasme om ook jou HIER EN NU aan te aanzetten met Kanssa's (h)eerlijke zelfleiderschaps-virus. Bij deze makkelijk overdraagbaar, gewoon hieronder te downloaden de vorm van het gratis e-book:  

"Start zelf JOUW eigen post-Corona tijdperk"

Print het af of lees het op je tablet op je gemak.
Het zijn een aantal eenvoudige oefeningen die JOU helpen je eerste stappen te zetten. 
Start bij jezelf.
Bij JOUW werk, JOUW zaak en JOUW leven.
Vanuit jouw buik, vanuit jouw kleine wereld naar de grote wereld.  

En als we dat nu eens massaal zouden doen, wij warm wijs volk... dan kan dat toch niet anders dan effect hebben?!
Geplaatst op Geef een reactie

Last-minute toch op REIS vertrokken!

21 april vandaag. Ik ben jarig, een halve eeuw loop ik rond op deze aarde. Wijsheid daalt stilaan tot mij neder en dus durf ik mijzelf al eens een groot cadeau doen.

Anders dan gepland wordt het uiteindelijk een last-minute reis: een trektocht van Chronos naar Kairos.

Chronos is de Griekse god van de dwingende tikkende kloktijd. Die we maar al te goed kennen. Die onze agenda beheerst en van wie alles MOET. Daar stap ik deze week van weg.

Naar zijn kleinzoon Kairos. De god van  de tijd die ertoe doet, de tijd die kansen biedt, van creativiteit en inspiratie, bij jezelf komen. Hij vertegenwoordigt al die bevlogen momenten van schoonheid, inzicht en daadkracht die het leven bijzonder maken.

Mijn verjaardags-trektocht van Chronos naar Kairos de komende week loopt over het pad van aandacht, rust en het zorgvuldig creëren van de omstandigheden. 

Op 28 april om 20u (chronostijd...tik-tak-tik) ben ik terug voor het vervolg-webinar van "Kracht en Kwetsbaarheid in vreemde tijden". Niet vanuit beter-weten maar vanuit mijn eigen zoektocht, met mijn eigen kennis en ervaring wil ik FINspireren in deze vreemde tijden. Warm wijs volk bijeen brengen in dit webinar. Krachtig. Weerbaar. Samen niet-weten. Onze kwetsbaarheid in de ogen kijken. Met een volle batterij afsluiten. Om ook JOUW stappen te zetten...

Kairos meets SISU! En je kan erbij zijn. GRATIS. 
Was je er vorige keren bij, kom af. Zoniet, kom ook af.
Ken je warm wijs volk voor wie dit volgens jou ook echt iets is, nodig hen uit door deze mail te forwarden. 

Groeten van een wereldreiziger in eigen kot,
Geertrui
Geplaatst op Geef een reactie

Blinde fotograaf

Alles was klaar...

voor Kanssa's webinarreeks "Kracht en kwetsbaarheid in vreemde tijden".  En toen was er een keiharde knal. Door merg en been. Filip die SHIT riep en met zijn handen voor zijn ogen naar binnen kwam lopen.

In een fractie van een seconde legde mijn verstand alle puzzelstukjes bij elkaar: Dit kon niet anders dan de borrelende frietketel zijn die in mijn man zijn gezicht ontploft was. 

Op slag was ik helderder dan ooit. “Op hoeveel graden stond dat ding?” 180.  “En je ogen?” Ik had mijn bril aan.

Er volgden 24 gekke uren. Op een rollercoaster.

Water-water-water. Ambulance. Hij die in deze tijden niet naar het ziekenhuis wil. Alert de nacht doorkomen. Naar dokters bellen, nu je die mensen écht niet wil lastig vallen over ontplofte frietketels. Geraakt zijn door hun warme hulpvaardigheid. Ook nu. Apothekers. Wondzorg. Doortastend. Zonder twijfel. De ene beslissing na de andere. 

En dan komt de moment dat je klaar bent met wat moest gebeuren. 

Je realiseert je dat een drama voorkomen is. 

Geen blinde fotograaf

Filip Claus voor wie de wereld ZIEN zijn leven is.

En dan komt de tweede klap. Adrenaline weg. Ik zak ineen.

Op mijn tocht langs de Leie die namiddag besef ik hoe dit een les in KRACHT en KWETSBAARHEID is. 

Wat ik nu te doen heb, zijn de gevoelens van wat het ongeval met mij deed durven toelaten. Niet stoer doen of vergelijken (er zijn inderdaad veel ergere dingen die mensen meemaken). 

Twijfelen of ik dit wel zoooo openbaar moet doen ? In een nieuwsbrief? Filip die zegt: "Oei hiermee stel je je wel heel kwetsbaar op". En het toch doen. Kanssa voorleven. Weten dat mijn meerwaarde in deze wereld nét de combinatie van kracht en kwetsbaarheid is.  

Ik kàn mijn webinar niet meer geven zoals voorzien

Daar in de natuur wordt glashelder hoe ik niet meer kàn geven zoals het voorzien was. Ook al was alles klaar. Ik sta hier anders in na dit ongeval. 

Ik beslis mijzelf de tijd te gunnen deze week om het gebeurde te laten inzakken. Naar binnen te keren.

Mijn webinar een week te verplaatsen. 

Walk my talk.

Geplaatst op

Mijn beproefde tips voor online vergaderen

Ik evolueerde zelf van hater van online vergaderen naar een pleibezorger. Ik heb dus recht van spreken 😉

Als ervaren procesbegeleider ben ik gewend van het beste uit mensen, groepen, samenwerking te halen. Geef mij maar non-verbaal gedrag. Mensen bijeen. Inspelen op wat zich aandient. Dit zijn elementen die je NOOIT online zal kunnen krijgen. Punt.

Sommige zaken kunnen gewoon niet online. Maar de voordelen zijn anderzijds zo groot. Zelfs buiten Corona-tijden om.

Ik leerde met vallen en opstaan dat het vooral gaat over een aantal regels die je moet respecteren. Goede afspraken om het gemis aan non-verbaal gedrag en spontaniteit te compenseren. En voortschrijdend inzicht = actief evalueren. Deze Corona-tijd is een uitgelezen moment om te experimenteren en hierin te groeien. 

Hierbij DEEL 2 in deze reeks uit mijn magazijn met bakken ervaring en kennis dat in deze Corona-tijden van pas kan komen. Lees ook DEEL 1 en check je inbox voor DEEL 3, nu nog in productie. Ben je nog niet aangemeld op onze nieuwsbrief, klik op de box hieronder.

Ik gebruik zelf graag ZOOM, maar verder heb ik het in dit document NIET over software of platforms. Expertise op dat vlak staat niet in mijn stock, ik zoek die ook elders. Daarover vind je genoeg op internet. Ik neem je hiermee WEL mee naar mijn procesbegeleiders rayon. Weet dat in essentie de regels voor goed vergaderen live niet veel anders zijn dan online. Er zijn gewoon een paar zaken waar je extra rekening moet mee houden

VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK

Naast de “strategische voorbereiding”, zoals in DEEL 1 beschreven maak je ook best goede tactische en technische afspraken.

Inhoud en structuur

> Heb op voorhand helder wat de gewenste output is van je meeting. Bespreek dit eventueel vooraf met collega’s en/of deelnemers.

> Welke agenda heb je daartoe dan nodig? Weet dat je bij online vergaderingen NOG DUIDELIJKER moet zijn dan live.

> De structuur van de meeting moet vast staan en voor iedere deelnemer makkelijk te begrijpen. Als ervaren procesbegeleider kan ik flexibel omgaan met de structuur van meetings. Ik navigeer het geheel van deelnemers naar de gewenste output tijdens de meeting. Online gaat dat veel moeilijker. Het geheim zit in het werk dat vooraf is gebeurd.

> Toon de structuur duidelijk. Deel de agenda op in heldere punten en benoem per punt wat de gewenste output is.

> Maak de onderdelen fijn genoeg. Eén punt moet ook één punt zijn. Als blijkt dat er verschillende sub-punten per punt zijn, splits die dan ook op.

> Probeer je meeting zo op te zetten dat er altijd wel iets interessants/niet te missen is voor elke deelnemer. Is dat niet zo, probeer te schranken, zodat iedereen de hele tijd er alle belang bij heeft alert te blijven.

> Bedenk vooraf wat deelnemers nodig hebben om tot de gewenste output te kunnen komen tijdens de meeting. Als je het niet zeker weet, neem vooraf contact en vraag het.

> Bezorg iedereen de nodige voorbereidingsdocumenten. Wees helder over de verwachte voorbereiding. Mogelijk moeten ze vooraf met collega’s afstemmen, zaken opzoeken. Wees bv duidelijk of er beslissingen genomen moeten worden en zorg ervoor dat je deelnemers het mandaat hebben om te beslissen.

> Zorg dat ze weten welke rol ze op te nemen hebben tijdens de meeting.

Qua vorm/techniek:

> Vaak hebben mensen weerstand tegen online vergaderen omdat ze niet goed weten hoe dat moet. Die onzekerheid uit zich in vooroordelen. Zorg er vooraf voor dat je bij iedereen nagaat of ze alle nodige software en verbindingen. Check of ze nog iets nodig hebben om er zich goed bij te voelen. Plan eventueel vooraf een test waarbij elk gewoon eens inbelt. Zet medewerkers in die hier goed mee weg zijn om anderen ook mee te krijgen. Mensen helpen elkaar graag.

> Vraag deelnemers 30 minuten vooraf in te loggen (zeker de eerste keer). Als alles werkt, kunnen ze gerust dat half uur nog iets anders doen. Maar als er technische problemen zijn, kan je die ondervangen.

> Bij opstart van de meeting zelf overloop je nog eens hoe de basis van het systeem werkt. Of je vraagt iemand om dat te doen. Als je hier zelf niet helemaal mee weg bent, toon je daar ook in. Leer het systeem ook samen al doende en vraag hulp. Evalueer hoe het ging en leer eruit.

> Zorg ervoor dat je de timing respecteert. Dat is altijd belangrijk maar online NOG VEEL belangrijker! De grote uitdaging bij online vergaderen is dat je weinig impact hebt op hoe actief of alert mensen zijn. Door duidelijk te zijn over de timing en die te respecteren, mag je ook full focus vragen. 

SLECHTE online vergaderingen zijn vaak te wijten aan:   
 
> Geen heldere structuur 
> Gewenste output die flou is
> Te weinig zorg voor moderatie
> De inhoudelijke "eigenaar van de meeting" die ook moet modereren 
> Onduidelijke rollen               

Intussen is ook DEEL 3 in productie!
Check je inbox... en als je nog niet aangemeld bent op onze nieuwsbrief, klik op de knop hieronder 
Alvast succes hiermee

En... blijf met je collega's/deelnemers evalueren tot je een werkwijze vindt die bij jullie past.
Kan ik iets voor jullie doen? Contacteer me

Geertrui

Geplaatst op Geef een reactie

Goed online vergaderen

Plots lijkt alles anders. Moet je beslissingen nemen die je nog nooit hebt moeten nemen. Hoe doe je dat:  "goed beslissen" of je een meeting afzegt in Corona-tijden? Geen kat die het weet. 
 

De creatieve omdenker in mij staat alvast in turbo-stand! Ze neemt je in deze artikelen-reeks mee naar haar magazijn met bakken vol ervaring. We bekijken welke rayons in deze vreemde tijden interessants bevatten om creatief mee aan de slag te gaan... WELKOM!

STAP 1: MINDSET

Als je beslist een bijeenkomst te annuleren. Denk er nog eens over na. Buiten de lijnen. Vanuit vogelperspectief. Dit is geen gewone context. Verzet niet gewoon de meeting tot de toestand weer normaal is… de vraag is maar: wordt de toestand ooit “weer normaal”?

Stel je flexibel op gegeven de situatie. Daag je collega’s/team/organisatie uit om dat samen met jou te doen. Gebruik de collectieve creativiteit. Experimenteer. Laat medewerkers met gekke ideeën hun ding doen. Heb je geen medewerkers, betrek anderen. Doe zelf gekke dingen die je anders nooit zou doen... Dit is dé moment!

Focus je NIET op alles wat niet meer kan maar verleg je terrein op wat WEL nog kan. Zet je niet vast in de beperkingen maar zie de mogelijkheden. Als je denkt: dit kan écht niet. Denk er dan nog eens op een andere manier over. Bekijk het uit een ander perspectief. Wat daarvan kan wél?  
Dit is immers de kern van SISU, ons pareltje in de rayon Finse specialiteiten. Het gaat over ondanks moeilijke omstandigheden toch het onmogelijke voor elkaar krijgen. Met moed kracht en vastberadenheid. Wedden dat er nog een artikel "SISU in Corona-tijden" in productie gaat?  

STAP 2: DOELSTELLING?

Keer terug naar de oorspronkelijke doelstelling van je meeting. 

Bespreek dit expliciet (online) met een aantal collega's! Neem de tijd om naar de basis te gaan. Spring niet direct naar de uitvoering van wie wat waar en wanneer gaat doen. 

Maar vraag je samen opnieuw af WAAROM jij/jullie dit gingen organiseren. 
Volgende richtvragen kunnen helpen: 

.       Wat moest die bijeenkomst realiseren in het ruimer verhaal van ons project of onze werking?

·       Welke output moest eruit komen? En wat wilden we daar dan verder mee?

·       Wat zouden deelnemers nadien denken, voelen en doen?      

=> LIJST OP (alsof het geen Corona-tijden zijn)      

En daag elkaar uit. Kijk er met frisse blik naar. Elk uur dat je hierin investeert, zal later ruimschoots renderen. Probeer los te komen van jullie klassieke manier van dingen aanpakken. Een externe neutrale procesbegeleider kan je helpen sneller nieuwe stappen te zetten. Contacteer me en/of mijn Levuurcollega's.

STAP 3: MAAK DE PUZZEL LOS

Bekijk de LIJST van hierboven lijn per lijn. En stel de vraag:
welke onderdelen kunnen we wél online (of anders) behandelen?

Maak de puzzelstukken van je proces(architectuur) weer los. Herleg de puzzel, doe dat bij voorkeur met anderen samen. Werk je alleen, betrek klanten, "kritische vrienden", je coach. 

Checklist bij het herleggen:

ð      Kunnen we trapsgewijs werken om te bereiken met die meeting waartoe we willen komen? Zit er een chronologie in wat we willen bereiken? Dan kunnen we misschien in bv 3 online meetings werken? Waarbij we telkens verder bouwen?

ð      Kunnen we spelen met de samenstelling van de deelnemers? Helpt het als we vooraf met een aantal mensen of een kleinere groep 1 op 1 of kleinere voorgesprekken hebben?  Input centraliseren, verwerken met een kleinere groep en zo onze online meeting met grotere groep al van een hoger punt te laten starten?

ð      Zijn er zij-doelstellingen die we NU in Corona-tijden al kunnen realiseren? Zaken die we niet direct gingen aanpakken maar in deze situatie wel een stap vooruit kunnen zijn om nadien, als we weer live samen zitten, ons werk sneller vooruit te laten gaan? 

Ik kijk als neutrale externe graag mee naar je procesarchitectuur. Ik zie makkelijker mogelijkheden en reik handvatten aan om ze in de praktijk om te zetten. Contacteer me en/of mijn Levuurcollega's

STAP 4: ORGANISEER GOEDE ONLINE MEETINGS

Hierover krijg je vééééél tips in DEEL 2 van deze Corona-artikelen reeks. Klik hier

Ik geef alvast hier al volgende tip mee:

De aandachtsspanne van mensen online is veel korter dan live. Trap niet in de valkuil van je meeting van een halve dag ongewijzijgd te laten doorgaan maar dan via Skype en elk achter zijn PC. WILL NOT WORK! Let hiermee op want voor je het weet demotiveer je veel mensen tegenover online vergaderen. Er zijn wel degelijk een aantal belangrijke te volgen regels. Meer hierover snel!