Geplaatst op Geef een reactie

Blinde fotograaf

Alles was klaar...

voor Kanssa's webinarreeks "Kracht en kwetsbaarheid in vreemde tijden".  En toen was er een keiharde knal. Door merg en been. Filip die SHIT riep en met zijn handen voor zijn ogen naar binnen kwam lopen.

In een fractie van een seconde legde mijn verstand alle puzzelstukjes bij elkaar: Dit kon niet anders dan de borrelende frietketel zijn die in mijn man zijn gezicht ontploft was. 

Op slag was ik helderder dan ooit. “Op hoeveel graden stond dat ding?” 180.  “En je ogen?” Ik had mijn bril aan.

Er volgden 24 gekke uren. Op een rollercoaster.

Water-water-water. Ambulance. Hij die in deze tijden niet naar het ziekenhuis wil. Alert de nacht doorkomen. Naar dokters bellen, nu je die mensen écht niet wil lastig vallen over ontplofte frietketels. Geraakt zijn door hun warme hulpvaardigheid. Ook nu. Apothekers. Wondzorg. Doortastend. Zonder twijfel. De ene beslissing na de andere. 

En dan komt de moment dat je klaar bent met wat moest gebeuren. 

Je realiseert je dat een drama voorkomen is. 

Geen blinde fotograaf

Filip Claus voor wie de wereld ZIEN zijn leven is.

En dan komt de tweede klap. Adrenaline weg. Ik zak ineen.

Op mijn tocht langs de Leie die namiddag besef ik hoe dit een les in KRACHT en KWETSBAARHEID is. 

Wat ik nu te doen heb, zijn de gevoelens van wat het ongeval met mij deed durven toelaten. Niet stoer doen of vergelijken (er zijn inderdaad veel ergere dingen die mensen meemaken). 

Twijfelen of ik dit wel zoooo openbaar moet doen ? In een nieuwsbrief? Filip die zegt: "Oei hiermee stel je je wel heel kwetsbaar op". En het toch doen. Kanssa voorleven. Weten dat mijn meerwaarde in deze wereld nét de combinatie van kracht en kwetsbaarheid is.  

Ik kàn mijn webinar niet meer geven zoals voorzien

Daar in de natuur wordt glashelder hoe ik niet meer kàn geven zoals het voorzien was. Ook al was alles klaar. Ik sta hier anders in na dit ongeval. 

Ik beslis mijzelf de tijd te gunnen deze week om het gebeurde te laten inzakken. Naar binnen te keren.

Mijn webinar een week te verplaatsen. 

Walk my talk.

Geplaatst op

Mijn beproefde tips voor online vergaderen

Ik evolueerde zelf van hater van online vergaderen naar een pleibezorger. Ik heb dus recht van spreken 😉

Als ervaren procesbegeleider ben ik gewend van het beste uit mensen, groepen, samenwerking te halen. Geef mij maar non-verbaal gedrag. Mensen bijeen. Inspelen op wat zich aandient. Dit zijn elementen die je NOOIT online zal kunnen krijgen. Punt.

Sommige zaken kunnen gewoon niet online. Maar de voordelen zijn anderzijds zo groot. Zelfs buiten Corona-tijden om.

Ik leerde met vallen en opstaan dat het vooral gaat over een aantal regels die je moet respecteren. Goede afspraken om het gemis aan non-verbaal gedrag en spontaniteit te compenseren. En voortschrijdend inzicht = actief evalueren. Deze Corona-tijd is een uitgelezen moment om te experimenteren en hierin te groeien. 

Hierbij DEEL 2 in deze reeks uit mijn magazijn met bakken ervaring en kennis dat in deze Corona-tijden van pas kan komen. Lees ook DEEL 1 en check je inbox voor DEEL 3, nu nog in productie. Ben je nog niet aangemeld op onze nieuwsbrief, klik op de box hieronder.

Ik gebruik zelf graag ZOOM, maar verder heb ik het in dit document NIET over software of platforms. Expertise op dat vlak staat niet in mijn stock, ik zoek die ook elders. Daarover vind je genoeg op internet. Ik neem je hiermee WEL mee naar mijn procesbegeleiders rayon. Weet dat in essentie de regels voor goed vergaderen live niet veel anders zijn dan online. Er zijn gewoon een paar zaken waar je extra rekening moet mee houden

VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK

Naast de “strategische voorbereiding”, zoals in DEEL 1 beschreven maak je ook best goede tactische en technische afspraken.

Inhoud en structuur

> Heb op voorhand helder wat de gewenste output is van je meeting. Bespreek dit eventueel vooraf met collega’s en/of deelnemers.

> Welke agenda heb je daartoe dan nodig? Weet dat je bij online vergaderingen NOG DUIDELIJKER moet zijn dan live.

> De structuur van de meeting moet vast staan en voor iedere deelnemer makkelijk te begrijpen. Als ervaren procesbegeleider kan ik flexibel omgaan met de structuur van meetings. Ik navigeer het geheel van deelnemers naar de gewenste output tijdens de meeting. Online gaat dat veel moeilijker. Het geheim zit in het werk dat vooraf is gebeurd.

> Toon de structuur duidelijk. Deel de agenda op in heldere punten en benoem per punt wat de gewenste output is.

> Maak de onderdelen fijn genoeg. Eén punt moet ook één punt zijn. Als blijkt dat er verschillende sub-punten per punt zijn, splits die dan ook op.

> Probeer je meeting zo op te zetten dat er altijd wel iets interessants/niet te missen is voor elke deelnemer. Is dat niet zo, probeer te schranken, zodat iedereen de hele tijd er alle belang bij heeft alert te blijven.

> Bedenk vooraf wat deelnemers nodig hebben om tot de gewenste output te kunnen komen tijdens de meeting. Als je het niet zeker weet, neem vooraf contact en vraag het.

> Bezorg iedereen de nodige voorbereidingsdocumenten. Wees helder over de verwachte voorbereiding. Mogelijk moeten ze vooraf met collega’s afstemmen, zaken opzoeken. Wees bv duidelijk of er beslissingen genomen moeten worden en zorg ervoor dat je deelnemers het mandaat hebben om te beslissen.

> Zorg dat ze weten welke rol ze op te nemen hebben tijdens de meeting.

Qua vorm/techniek:

> Vaak hebben mensen weerstand tegen online vergaderen omdat ze niet goed weten hoe dat moet. Die onzekerheid uit zich in vooroordelen. Zorg er vooraf voor dat je bij iedereen nagaat of ze alle nodige software en verbindingen. Check of ze nog iets nodig hebben om er zich goed bij te voelen. Plan eventueel vooraf een test waarbij elk gewoon eens inbelt. Zet medewerkers in die hier goed mee weg zijn om anderen ook mee te krijgen. Mensen helpen elkaar graag.

> Vraag deelnemers 30 minuten vooraf in te loggen (zeker de eerste keer). Als alles werkt, kunnen ze gerust dat half uur nog iets anders doen. Maar als er technische problemen zijn, kan je die ondervangen.

> Bij opstart van de meeting zelf overloop je nog eens hoe de basis van het systeem werkt. Of je vraagt iemand om dat te doen. Als je hier zelf niet helemaal mee weg bent, toon je daar ook in. Leer het systeem ook samen al doende en vraag hulp. Evalueer hoe het ging en leer eruit.

> Zorg ervoor dat je de timing respecteert. Dat is altijd belangrijk maar online NOG VEEL belangrijker! De grote uitdaging bij online vergaderen is dat je weinig impact hebt op hoe actief of alert mensen zijn. Door duidelijk te zijn over de timing en die te respecteren, mag je ook full focus vragen. 

SLECHTE online vergaderingen zijn vaak te wijten aan:   
 
> Geen heldere structuur 
> Gewenste output die flou is
> Te weinig zorg voor moderatie
> De inhoudelijke "eigenaar van de meeting" die ook moet modereren 
> Onduidelijke rollen               

Intussen is ook DEEL 3 in productie!
Check je inbox... en als je nog niet aangemeld bent op onze nieuwsbrief, klik op de knop hieronder 
Alvast succes hiermee

En... blijf met je collega's/deelnemers evalueren tot je een werkwijze vindt die bij jullie past.
Kan ik iets voor jullie doen? Contacteer me

Geertrui

Geplaatst op Geef een reactie

Goed online vergaderen

Plots lijkt alles anders. Moet je beslissingen nemen die je nog nooit hebt moeten nemen. Hoe doe je dat:  "goed beslissen" of je een meeting afzegt in Corona-tijden? Geen kat die het weet. 
 

De creatieve omdenker in mij staat alvast in turbo-stand! Ze neemt je in deze artikelen-reeks mee naar haar magazijn met bakken vol ervaring. We bekijken welke rayons in deze vreemde tijden interessants bevatten om creatief mee aan de slag te gaan... WELKOM!

STAP 1: MINDSET

Als je beslist een bijeenkomst te annuleren. Denk er nog eens over na. Buiten de lijnen. Vanuit vogelperspectief. Dit is geen gewone context. Verzet niet gewoon de meeting tot de toestand weer normaal is… de vraag is maar: wordt de toestand ooit “weer normaal”?

Stel je flexibel op gegeven de situatie. Daag je collega’s/team/organisatie uit om dat samen met jou te doen. Gebruik de collectieve creativiteit. Experimenteer. Laat medewerkers met gekke ideeën hun ding doen. Heb je geen medewerkers, betrek anderen. Doe zelf gekke dingen die je anders nooit zou doen... Dit is dé moment!

Focus je NIET op alles wat niet meer kan maar verleg je terrein op wat WEL nog kan. Zet je niet vast in de beperkingen maar zie de mogelijkheden. Als je denkt: dit kan écht niet. Denk er dan nog eens op een andere manier over. Bekijk het uit een ander perspectief. Wat daarvan kan wél?  
Dit is immers de kern van SISU, ons pareltje in de rayon Finse specialiteiten. Het gaat over ondanks moeilijke omstandigheden toch het onmogelijke voor elkaar krijgen. Met moed kracht en vastberadenheid. Wedden dat er nog een artikel "SISU in Corona-tijden" in productie gaat?  

STAP 2: DOELSTELLING?

Keer terug naar de oorspronkelijke doelstelling van je meeting. 

Bespreek dit expliciet (online) met een aantal collega's! Neem de tijd om naar de basis te gaan. Spring niet direct naar de uitvoering van wie wat waar en wanneer gaat doen. 

Maar vraag je samen opnieuw af WAAROM jij/jullie dit gingen organiseren. 
Volgende richtvragen kunnen helpen: 

.       Wat moest die bijeenkomst realiseren in het ruimer verhaal van ons project of onze werking?

·       Welke output moest eruit komen? En wat wilden we daar dan verder mee?

·       Wat zouden deelnemers nadien denken, voelen en doen?      

=> LIJST OP (alsof het geen Corona-tijden zijn)      

En daag elkaar uit. Kijk er met frisse blik naar. Elk uur dat je hierin investeert, zal later ruimschoots renderen. Probeer los te komen van jullie klassieke manier van dingen aanpakken. Een externe neutrale procesbegeleider kan je helpen sneller nieuwe stappen te zetten. Contacteer me en/of mijn Levuurcollega's.

STAP 3: MAAK DE PUZZEL LOS

Bekijk de LIJST van hierboven lijn per lijn. En stel de vraag:
welke onderdelen kunnen we wél online (of anders) behandelen?

Maak de puzzelstukken van je proces(architectuur) weer los. Herleg de puzzel, doe dat bij voorkeur met anderen samen. Werk je alleen, betrek klanten, "kritische vrienden", je coach. 

Checklist bij het herleggen:

ð      Kunnen we trapsgewijs werken om te bereiken met die meeting waartoe we willen komen? Zit er een chronologie in wat we willen bereiken? Dan kunnen we misschien in bv 3 online meetings werken? Waarbij we telkens verder bouwen?

ð      Kunnen we spelen met de samenstelling van de deelnemers? Helpt het als we vooraf met een aantal mensen of een kleinere groep 1 op 1 of kleinere voorgesprekken hebben?  Input centraliseren, verwerken met een kleinere groep en zo onze online meeting met grotere groep al van een hoger punt te laten starten?

ð      Zijn er zij-doelstellingen die we NU in Corona-tijden al kunnen realiseren? Zaken die we niet direct gingen aanpakken maar in deze situatie wel een stap vooruit kunnen zijn om nadien, als we weer live samen zitten, ons werk sneller vooruit te laten gaan? 

Ik kijk als neutrale externe graag mee naar je procesarchitectuur. Ik zie makkelijker mogelijkheden en reik handvatten aan om ze in de praktijk om te zetten. Contacteer me en/of mijn Levuurcollega's

STAP 4: ORGANISEER GOEDE ONLINE MEETINGS

Hierover krijg je vééééél tips in DEEL 2 van deze Corona-artikelen reeks. Klik hier

Ik geef alvast hier al volgende tip mee:

De aandachtsspanne van mensen online is veel korter dan live. Trap niet in de valkuil van je meeting van een halve dag ongewijzijgd te laten doorgaan maar dan via Skype en elk achter zijn PC. WILL NOT WORK! Let hiermee op want voor je het weet demotiveer je veel mensen tegenover online vergaderen. Er zijn wel degelijk een aantal belangrijke te volgen regels. Meer hierover snel!