Mijn beproefde tips voor goede online vergaderingen

Ik evolueerde zelf van hater van online vergaderen naar een pleibezorger. Ik heb dus recht van spreken 😉

Als ervaren procesbegeleider ben ik gewend van het beste uit mensen, groepen, samenwerking te halen. Geef mij maar non-verbaal gedrag. Mensen bijeen. Inspelen op wat zich aandient. Dit zijn elementen die je NOOIT online zal kunnen krijgen. Punt.

Sommige zaken kunnen gewoon niet online. Maar de voordelen zijn anderzijds zo groot. Zelfs buiten Corona-tijden om.

Ik leerde met vallen en opstaan dat het vooral gaat over een aantal regels die je moet respecteren. Goede afspraken om het gemis aan non-verbaal gedrag en spontaniteit te compenseren. En voortschrijdend inzicht = actief evalueren. Deze Corona-tijd is een uitgelezen moment om te experimenteren en hierin te groeien. 

Hierbij DEEL 2 in deze reeks uit mijn magazijn met bakken ervaring en kennis dat in deze Corona-tijden van pas kan komen. Lees ook DEEL 1 en check je inbox voor DEEL 3, nu nog in productie. Ben je nog niet aangemeld op onze nieuwsbrief, klik op de box hieronder.

Ik gebruik zelf graag ZOOM, maar verder heb ik het in dit document NIET over software of platforms. Expertise op dat vlak staat niet in mijn stock, ik zoek die ook elders. Daarover vind je genoeg op internet. Ik neem je hiermee WEL mee naar mijn procesbegeleiders rayon. Weet dat in essentie de regels voor goed vergaderen live niet veel anders zijn dan online. Er zijn gewoon een paar zaken waar je extra rekening moet mee houden

VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK

Naast de “strategische voorbereiding”, zoals in DEEL 1 beschreven maak je ook best goede tactische en technische afspraken.

Inhoud en structuur

> Heb op voorhand helder wat de gewenste output is van je meeting. Bespreek dit eventueel vooraf met collega’s en/of deelnemers.

> Welke agenda heb je daartoe dan nodig? Weet dat je bij online vergaderingen NOG DUIDELIJKER moet zijn dan live.

> De structuur van de meeting moet vast staan en voor iedere deelnemer makkelijk te begrijpen. Als ervaren procesbegeleider kan ik flexibel omgaan met de structuur van meetings. Ik navigeer het geheel van deelnemers naar de gewenste output tijdens de meeting. Online gaat dat veel moeilijker. Het geheim zit in het werk dat vooraf is gebeurd.

> Toon de structuur duidelijk. Deel de agenda op in heldere punten en benoem per punt wat de gewenste output is.

> Maak de onderdelen fijn genoeg. Eén punt moet ook één punt zijn. Als blijkt dat er verschillende sub-punten per punt zijn, splits die dan ook op.

> Probeer je meeting zo op te zetten dat er altijd wel iets interessants/niet te missen is voor elke deelnemer. Is dat niet zo, probeer te schranken, zodat iedereen de hele tijd er alle belang bij heeft alert te blijven.

> Bedenk vooraf wat deelnemers nodig hebben om tot de gewenste output te kunnen komen tijdens de meeting. Als je het niet zeker weet, neem vooraf contact en vraag het.

> Bezorg iedereen de nodige voorbereidingsdocumenten. Wees helder over de verwachte voorbereiding. Mogelijk moeten ze vooraf met collega’s afstemmen, zaken opzoeken. Wees bv duidelijk of er beslissingen genomen moeten worden en zorg ervoor dat je deelnemers het mandaat hebben om te beslissen.

> Zorg dat ze weten welke rol ze op te nemen hebben tijdens de meeting.

Qua vorm/techniek:

> Vaak hebben mensen weerstand tegen online vergaderen omdat ze niet goed weten hoe dat moet. Die onzekerheid uit zich in vooroordelen. Zorg er vooraf voor dat je bij iedereen nagaat of ze alle nodige software en verbindingen. Check of ze nog iets nodig hebben om er zich goed bij te voelen. Plan eventueel vooraf een test waarbij elk gewoon eens inbelt. Zet medewerkers in die hier goed mee weg zijn om anderen ook mee te krijgen. Mensen helpen elkaar graag.

> Vraag deelnemers 30 minuten vooraf in te loggen (zeker de eerste keer). Als alles werkt, kunnen ze gerust dat half uur nog iets anders doen. Maar als er technische problemen zijn, kan je die ondervangen.

> Bij opstart van de meeting zelf overloop je nog eens hoe de basis van het systeem werkt. Of je vraagt iemand om dat te doen. Als je hier zelf niet helemaal mee weg bent, toon je daar ook in. Leer het systeem ook samen al doende en vraag hulp. Evalueer hoe het ging en leer eruit.

> Zorg ervoor dat je de timing respecteert. Dat is altijd belangrijk maar online NOG VEEL belangrijker! De grote uitdaging bij online vergaderen is dat je weinig impact hebt op hoe actief of alert mensen zijn. Door duidelijk te zijn over de timing en die te respecteren, mag je ook full focus vragen. 

SLECHTE online vergaderingen zijn vaak te wijten aan:   
 
> Geen heldere structuur 
> Gewenste output die flou is
> Te weinig zorg voor moderatie
> De inhoudelijke "eigenaar van de meeting" die ook moet modereren 
> Onduidelijke rollen               

Intussen is ook DEEL 3 in productie!
Check je inbox... en als je nog niet aangemeld bent op onze nieuwsbrief, klik op de knop hieronder 
Alvast succes hiermee

En... blijf met je collega's/deelnemers evalueren tot je een werkwijze vindt die bij jullie past.
Kan ik iets voor jullie doen? Contacteer me

Geertrui