Meeting afzeggen of (hoe/wat) laten doorgaan?

Plots lijkt alles anders. Moet je beslissingen nemen die je nog nooit hebt moeten nemen. Hoe doe je dat:  "goed beslissen" of je een meeting afzegt in Corona-tijden? Geen kat die het weet. 
 

De creatieve omdenker in mij staat alvast in turbo-stand! Ze neemt je in deze artikelen-reeks mee naar haar magazijn met bakken vol ervaring. We bekijken welke rayons in deze vreemde tijden interessants bevatten om creatief mee aan de slag te gaan... WELKOM!

STAP 1: MINDSET

Als je beslist een bijeenkomst te annuleren. Denk er nog eens over na. Buiten de lijnen. Vanuit vogelperspectief. Dit is geen gewone context. Verzet niet gewoon de meeting tot de toestand weer normaal is… de vraag is maar: wordt de toestand ooit “weer normaal”?

Stel je flexibel op gegeven de situatie. Daag je collega’s/team/organisatie uit om dat samen met jou te doen. Gebruik de collectieve creativiteit. Experimenteer. Laat medewerkers met gekke ideeën hun ding doen. Heb je geen medewerkers, betrek anderen. Doe zelf gekke dingen die je anders nooit zou doen... Dit is dé moment!

Focus je NIET op alles wat niet meer kan maar verleg je terrein op wat WEL nog kan. Zet je niet vast in de beperkingen maar zie de mogelijkheden. Als je denkt: dit kan écht niet. Denk er dan nog eens op een andere manier over. Bekijk het uit een ander perspectief. Wat daarvan kan wél?  
Dit is immers de kern van SISU, ons pareltje in de rayon Finse specialiteiten. Het gaat over ondanks moeilijke omstandigheden toch het onmogelijke voor elkaar krijgen. Met moed kracht en vastberadenheid. Wedden dat er nog een artikel "SISU in Corona-tijden" in productie gaat?  

STAP 2: DOELSTELLING?

Keer terug naar de oorspronkelijke doelstelling van je meeting. 

Bespreek dit expliciet (online) met een aantal collega's! Neem de tijd om naar de basis te gaan. Spring niet direct naar de uitvoering van wie wat waar en wanneer gaat doen. 

Maar vraag je samen opnieuw af WAAROM jij/jullie dit gingen organiseren. 
Volgende richtvragen kunnen helpen: 

.       Wat moest die bijeenkomst realiseren in het ruimer verhaal van ons project of onze werking?

·       Welke output moest eruit komen? En wat wilden we daar dan verder mee?

·       Wat zouden deelnemers nadien denken, voelen en doen?      

=> LIJST OP (alsof het geen Corona-tijden zijn)      

En daag elkaar uit. Kijk er met frisse blik naar. Elk uur dat je hierin investeert, zal later ruimschoots renderen. Probeer los te komen van jullie klassieke manier van dingen aanpakken. Een externe neutrale procesbegeleider kan je helpen sneller nieuwe stappen te zetten. Contacteer me en/of mijn Levuurcollega's.

STAP 3: MAAK DE PUZZEL LOS

Bekijk de LIJST van hierboven lijn per lijn. En stel de vraag:
welke onderdelen kunnen we wél online (of anders) behandelen?

Maak de puzzelstukken van je proces(architectuur) weer los. Herleg de puzzel, doe dat bij voorkeur met anderen samen. Werk je alleen, betrek klanten, "kritische vrienden", je coach. 

Checklist bij het herleggen:

ð      Kunnen we trapsgewijs werken om te bereiken met die meeting waartoe we willen komen? Zit er een chronologie in wat we willen bereiken? Dan kunnen we misschien in bv 3 online meetings werken? Waarbij we telkens verder bouwen?

ð      Kunnen we spelen met de samenstelling van de deelnemers? Helpt het als we vooraf met een aantal mensen of een kleinere groep 1 op 1 of kleinere voorgesprekken hebben?  Input centraliseren, verwerken met een kleinere groep en zo onze online meeting met grotere groep al van een hoger punt te laten starten?

ð      Zijn er zij-doelstellingen die we NU in Corona-tijden al kunnen realiseren? Zaken die we niet direct gingen aanpakken maar in deze situatie wel een stap vooruit kunnen zijn om nadien, als we weer live samen zitten, ons werk sneller vooruit te laten gaan? 

Ik kijk als neutrale externe graag mee naar je procesarchitectuur. Ik zie makkelijker mogelijkheden en reik handvatten aan om ze in de praktijk om te zetten. Contacteer me en/of mijn Levuurcollega's

STAP 4: ORGANISEER GOEDE ONLINE MEETINGS

Hierover krijg je vééééél tips in DEEL 2 van deze Corona-artikelen reeks. Klik hier

Ik geef alvast hier al volgende tip mee:

De aandachtsspanne van mensen online is veel korter dan live. Trap niet in de valkuil van je meeting van een halve dag ongewijzijgd te laten doorgaan maar dan via Skype en elk achter zijn PC. WILL NOT WORK! Let hiermee op want voor je het weet demotiveer je veel mensen tegenover online vergaderen. Er zijn wel degelijk een aantal belangrijke te volgen regels. Meer hierover snel!